KI im Bewerbungsprozess: was erlaubt ist und was nicht
Der heikelste KI-Einsatz im KMU
Recruiting ist der einzige Bereich, in dem ein normales Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit in die Hochrisiko-Klasse gerät. Und es ist der Bereich, in dem neben der KI-Verordnung gleich drei weitere Rechtsgebiete mitreden: Datenschutz, Gleichbehandlung und Mitbestimmung.
Wann Recruiting-KI Hochrisiko ist
Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäss verwendet werden für
- die gezielte Ausspielung von Stellenanzeigen,
- die Analyse und Filterung von Bewerbungen,
- die Bewertung von Bewerbern,
- Entscheidungen über Beförderung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen,
- die Zuweisung von Aufgaben anhand von Verhalten oder Eigenschaften sowie
- die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten.
Praktisch heisst das: Sobald Software eine Rangfolge, eine Punktzahl, eine Eignungsaussage oder eine Vorauswahl erzeugt, sind Sie in Bereich 4. Ob ein Mensch am Ende entscheidet, ändert daran nichts. Die Verordnung knüpft an die Funktion des Systems an, nicht an die Frage, wer unterschreibt.
Was nicht darunterfällt
Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe oder eine reine Vorbereitungsaufgabe erfüllen. Im Recruiting bedeutet das:
| Einsatz | Einordnung |
|---|---|
| Bewerbungen entdoppeln, nach Eingang sortieren, Dateien umbenennen | voraussichtlich ausgenommen |
| Lebenslauf in Datenfelder überführen, ohne Bewertung | voraussichtlich ausgenommen |
| Stellenanzeige formulieren lassen | ausgenommen, kein Bezug zu Personen |
| Absageschreiben formulieren lassen, Inhalt steht fest | ausgenommen |
| Bewerber nach Passung reihen oder punkten | Hochrisiko |
| Videointerviews auswerten | Hochrisiko, bei Emotionsanalyse sogar verboten |
Zwei Einschränkungen sind entscheidend. Erstens greift die Ausnahme nie, wenn das System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt, und im Recruiting ist die Grenze dorthin schmal. Zweitens müssen Sie die Einschätzung vorab dokumentieren. Wer sich stillschweigend auf die Ausnahme verlässt, hat sie nicht in Anspruch genommen.
Ein eigener Punkt: Emotionserkennung in Bewerbungsgesprächen oder am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 verboten, seit Februar 2025. Software, die Mimik, Stimmlage oder Sprechverhalten auf Gefühlslagen auswertet, ist keine Frage der Einstufung mehr, sondern schlicht unzulässig.
Ihre Pflichten ab dem 2. Dezember 2027
Als Betreiber eines Hochrisiko-Systems im Personalbereich:
- Einsatz nach Betriebsanleitung des Anbieters
- menschliche Aufsicht durch eine Person mit ausreichender Kompetenz und der Befugnis, das Ergebnis zu verwerfen
- Sicherstellung, dass die Eingabedaten für den Zweck geeignet und hinreichend repräsentativ sind
- Aufbewahrung der Protokolle
- Information der Bewerber darüber, dass ein Hochrisiko-System verwendet wird
- Information der betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung vor Inbetriebnahme
- Meldung schwerwiegender Vorfälle
Die menschliche Aufsicht ist die Pflicht, die am häufigsten nur auf dem Papier existiert. Wer eine Vorauswahl in der Praxis nie überstimmt, hat keine Aufsicht, sondern eine Genehmigung per Klick.
Was schon heute gilt, unabhängig von 2027
Art. 4, seit Februar 2025. Wer Recruiting-KI einsetzt, muss die Kompetenz der damit befassten Personen sicherstellen und belegen können.
Art. 5, seit Februar 2025. Emotionserkennung ist verboten. Kein Aufschub.
Datenschutz. In der EU begrenzt Art. 22 DSGVO ausschliesslich automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Beeinträchtigung, und eine Absage ist eine solche. In der Schweiz enthält das revidierte DSG eine vergleichbare Regel zur automatisierten Einzelentscheidung mit Informationspflicht und dem Recht, den eigenen Standpunkt darzulegen.
Gleichbehandlung. Ein Auswahlsystem, das eine Gruppe systematisch benachteiligt, ist ein Diskriminierungsrisiko, ganz ohne KI-Verordnung. Historische Einstellungsdaten als Trainingsgrundlage reproduzieren genau die Muster, die man eigentlich abstellen wollte.
Mitbestimmung. In Deutschland besteht bei Systemen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, regelmässig ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Das früh zu klären, ist günstiger als es nachzuholen.
Was jetzt zu tun ist
- Bestand aufnehmen. Welche KI-Funktionen stecken in Ihrer Bewerbermanagement-Software? Viele Anbieter haben Scoring nachgerüstet, ohne dass es jemand aktiv eingeschaltet hätte.
- Emotionsanalyse sofort abschalten. Das ist die einzige Massnahme ohne Aufschub.
- Einstufung dokumentieren, inklusive der Prüfung nach Art. 6 Abs. 3.
- Anbieter schriftlich fragen, wie er sein System einstuft und welche Unterlagen er bis Dezember 2027 bereitstellt. Die Antwort ist ein guter Frühindikator.
- Aufsicht ernst nehmen. Legen Sie fest, wer Ergebnisse überstimmen darf, und halten Sie fest, wenn es geschieht.
- Bewerberinformation vorbereiten. Ein Satz im Bewerbungsformular ist schnell ergänzt und wirkt souverän statt defensiv.
Häufige Fragen
Dürfen wir KI im Recruiting überhaupt einsetzen? Ja. Verboten ist nur die Emotionserkennung. Alles andere ist erlaubt, aber ab Dezember 2027 mit Pflichten verbunden.
Hilft es, wenn ein Mensch die Endentscheidung trifft? Für die Einstufung nach Anhang III nicht. Für den Datenschutz sehr wohl, weil dann keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung vorliegt. Der Mensch muss allerdings tatsächlich prüfen.
Müssen wir Bewerber informieren? Ab Dezember 2027 beim Einsatz eines Hochrisiko-Systems ausdrücklich. Datenschutzrechtliche Informationspflichten bestehen schon heute.
Wir nutzen ChatGPT, um Lebensläufe zusammenzufassen. Ist das Hochrisiko? Eine reine Zusammenfassung ohne Bewertung spricht für die Ausnahme. Sobald Sie nach Eignung fragen lassen, ist es eine Bewertung. Der Unterschied liegt in der Frage, die Sie stellen, nicht im Werkzeug.
Prüfen, ob Sie betroffen sind
Der Selbsttest fragt Recruiting-Einsatz ausdrücklich ab und sagt Ihnen, ob Anhang III für Sie gilt und welche Fristen dann laufen.
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