KI-Register erstellen: Anleitung + kostenlose Excel-Vorlage
Egal welche Pflicht der EU-KI-Verordnung Sie betrifft — Schulungsnachweis, Risiko-Einstufung, Transparenz — jede einzelne beginnt mit derselben Frage: Welche KI-Systeme setzen wir überhaupt ein? Die Antwort gehört in ein KI-Register (auch: KI-Inventar). Hier ist die Anleitung, mit kostenloser Vorlage zum Download.
Warum das Register die Grundlage von allem ist
Ohne vollständiges Inventar können Sie keine Risikoklassen bestimmen, keine rollenbezogenen Schulungen planen und bei einer Anfrage der Marktüberwachung oder eines Großkunden nichts vorlegen. Das Register ist außerdem das erste, was in Lieferantenaudits zum Thema KI abgefragt wird. Die gute Nachricht: Für ein typisches KMU ist die Erstaufnahme in 1–2 Stunden erledigt.
Diese Spalten braucht Ihr KI-Register
| Spalte | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| KI-System / Tool | Eindeutiger Name inkl. Version/Plan (z. B. “ChatGPT Team”) |
| Anbieter | Wer stellt das System bereit? |
| Einsatzzweck | Wofür wird es konkret genutzt? Ein Tool kann mehrere Zwecke haben — je Zweck eine Zeile |
| Abteilung / Prozess | Wo im Unternehmen läuft es? |
| Verarbeitete Daten | Besonders wichtig: Personenbezug ja/nein |
| Rolle | Betreiber oder (auch) Anbieter? |
| Risiko-Einschätzung | Verboten / Hochrisiko / Transparenzpflicht / minimal — zur Not erstmal “unklar” |
| Schulungsstatus | Ist das nutzende Team geschult? |
| Verantwortliche Person | Wer beantwortet Fragen zu diesem System? |
| Letzte Prüfung | Datum — Register veralten schnell |
Schritt für Schritt
Schritt 1: Offensichtliche Systeme erfassen. ChatGPT, Claude, Copilot, Midjourney, Übersetzer wie DeepL — alles, was bewusst als “KI” eingekauft wurde.
Schritt 2: Versteckte KI finden. Der Teil, den fast alle übersehen. Prüfen Sie Ihre Standardsoftware auf KI-Funktionen: CRM mit Lead-Scoring, HR-Software mit Bewerber-Ranking, Buchhaltung mit automatischer Belegerkennung, Website-Chatbot, Spamfilter mit KI-Klassifizierung, Videokonferenz-Transkription. Faustregel: Wenn ein Feature “intelligent”, “smart” oder “AI” im Namen trägt, gehört es geprüft.
Schritt 3: Schatten-KI abfragen. Fragen Sie Ihre Teams anonym: “Welche KI-Tools nutzt ihr privat für die Arbeit?” Die private ChatGPT-Nutzung auf Firmendaten ist ein größeres Risiko als jedes offizielle Tool — und gehört entweder ins Register und in eine Richtlinie, oder abgestellt.
Schritt 4: Je Zeile Zweck und Daten notieren. Nicht perfektionistisch werden — ein ehrliches “unklar” in der Risiko-Spalte ist besser als eine leere Zeile. Die Einstufung können Sie systematisch nachziehen.
Schritt 5: Pflegeprozess festlegen. Neue Tools kommen nur noch über einen Mini-Check ins Haus (Wer? Wozu? Welche Daten?). Quartalsweise 15 Minuten Review. Ein Register mit Stand von vor acht Monaten ist bei einer Prüfung fast so schlecht wie keines.
Kostenlose KI-Register-Vorlage (Excel)
Kostenlose KI-Register-Vorlage (Excel) Alle Spalten vorkonfiguriert, mit Dropdown-Feldern für Risikoklassen, drei Beispiel-Einträgen und Kurzreferenz der Risikoklassen mit Fristen. → Jetzt kostenlos herunterladen (E-Mail eintragen, Download startet direkt)
Typische Fehler
Fehler 1: Nur “echte” KI-Tools erfassen. Die KI-Funktion im CRM ist genauso relevant wie ChatGPT. Fehler 2: Excel anlegen und nie wieder anfassen. Das Register ist ein Prozess, kein Dokument. Fehler 3: Keine Verantwortlichen benennen. Ein Register ohne Zuständige ist in sechs Monaten wertlos. Fehler 4: Die Risiko-Einstufung raten. Gerade bei HR- und Finanz-Anwendungen entscheidet die Einstufung über erhebliche Zusatzpflichten (Hochrisiko ab August 2026) — hier lohnt Systematik statt Bauchgefühl.
Häufige Fragen
Ist das KI-Register gesetzlich vorgeschrieben? Ein “Register” als solches schreibt die Verordnung Betreibern nicht wörtlich vor — aber praktisch jede Pflicht (Schulung, Risikoprüfung, Nachweise) setzt voraus, dass Sie Ihre Systeme kennen und dokumentieren. Das Register ist der anerkannte Weg dorthin.
Excel oder Software? Für die Erstaufnahme reicht Excel völlig — genau dafür ist unsere Vorlage da. Grenzen erreicht Excel bei der laufenden Pflege: Risiko-Einstufung je System, generierte Doku, Schulungsnachweise und Fristen-Erinnerungen verteilen sich schnell auf viele Dateien.
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