KI-Register erstellen: Anleitung plus kostenlose Excel-Vorlage
Update Juli 2026: Digital Omnibus beschlossen, Vorlage aktualisiert
Der Rat der EU hat am 29. Juni 2026 den Digital Omnibus final beschlossen. Die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III verschieben sich auf den 2. Dezember 2027 (Anhang I: 2. August 2028). Unverändert gelten die Schulungspflicht (Art. 4) und die Verbote (Art. 5) seit dem 2. Februar 2025 sowie die Transparenzpflichten (Art. 50) ab dem 2. August 2026.
Die Excel-Vorlage auf dieser Seite wurde im August 2026 auf die neuen Fristen aktualisiert. Bis zur Veröffentlichung im Amtsblatt, erwartet bis Ende Juli 2026, gilt formal noch die ursprüngliche Fassung der Verordnung (EU) 2024/1689.
Egal welche Pflicht der EU-KI-Verordnung Sie betrifft, ob Schulungsnachweis, Risiko-Einstufung oder Transparenz: Jede einzelne beginnt mit derselben Frage. Welche KI-Systeme setzen wir überhaupt ein? Die Antwort gehört in ein KI-Register (auch: KI-Inventar). Hier ist die Anleitung, mit kostenloser Vorlage zum Download.
Warum das Register die Grundlage von allem ist
Ohne vollständiges Inventar können Sie keine Risikoklassen bestimmen, keine rollenbezogenen Schulungen planen und bei einer Anfrage der Marktüberwachung oder eines Grosskunden nichts vorlegen. Das Register ist ausserdem das Erste, was in Lieferantenaudits zum Thema KI abgefragt wird. Die gute Nachricht: Für ein typisches KMU ist die Erstaufnahme in 1 bis 2 Stunden erledigt.
Diese Spalten braucht Ihr KI-Register
| Spalte | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| KI-System / Tool | Eindeutiger Name inkl. Version oder Plan (z. B. ChatGPT Team) |
| Anbieter | Wer stellt das System bereit? |
| Einsatzzweck | Wofür wird es konkret genutzt? Ein Tool kann mehrere Zwecke haben, je Zweck eine Zeile |
| Abteilung / Prozess | Wo im Unternehmen läuft es? |
| Verarbeitete Daten | Besonders wichtig: Personenbezug ja oder nein |
| Rolle | Betreiber oder (auch) Anbieter? |
| Risiko-Einschätzung | Verboten / Hochrisiko / Transparenzpflicht / minimal. Zur Not erstmal unklar |
| Schulungsstatus | Ist das nutzende Team geschult? |
| Verantwortliche Person | Wer beantwortet Fragen zu diesem System? |
| Letzte Prüfung | Datum. Register veralten schnell |
Schritt für Schritt
Schritt 1: Offensichtliche Systeme erfassen. ChatGPT, Claude, Copilot, Midjourney, Übersetzer wie DeepL: alles, was bewusst als KI eingekauft wurde.
Schritt 2: Versteckte KI finden. Der Teil, den fast alle übersehen. Prüfen Sie Ihre Standardsoftware auf KI-Funktionen: CRM mit Lead-Scoring, HR-Software mit Bewerber-Ranking, Buchhaltung mit automatischer Belegerkennung, Website-Chatbot, Spamfilter mit KI-Klassifizierung, Videokonferenz-Transkription. Faustregel: Wenn ein Feature intelligent, smart oder AI im Namen trägt, gehört es geprüft.
Schritt 3: Schatten-KI abfragen. Fragen Sie Ihre Teams anonym, welche KI-Tools sie privat für die Arbeit nutzen. Die private ChatGPT-Nutzung auf Firmendaten ist ein grösseres Risiko als jedes offizielle Tool. Sie gehört entweder ins Register und in eine Richtlinie, oder abgestellt.
Schritt 4: Je Zeile Zweck und Daten notieren. Nicht perfektionistisch werden: Ein ehrliches unklar in der Risiko-Spalte ist besser als eine leere Zeile. Die Einstufung können Sie systematisch nachziehen.
Schritt 5: Pflegeprozess festlegen. Neue Tools kommen nur noch über einen Mini-Check ins Haus (Wer? Wozu? Welche Daten?). Quartalsweise 15 Minuten Review. Ein Register mit Stand von vor acht Monaten ist bei einer Prüfung fast so schlecht wie keines.
Kostenlose KI-Register-Vorlage (Excel)
KI-Register-Vorlage als Excel-Datei
Alle Spalten vorkonfiguriert, mit Dropdown-Feldern für Risikoklassen, drei Beispiel-Einträgen und Kurzreferenz der Risikoklassen mit Fristen. Im August 2026 auf den Stand nach dem Digital Omnibus aktualisiert.
Vorlage herunterladen (.xlsx)Direkter Download. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse, kein Newsletter.
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Typische Fehler
Fehler 1: Nur echte KI-Tools erfassen. Die KI-Funktion im CRM ist genauso relevant wie ChatGPT. Fehler 2: Excel anlegen und nie wieder anfassen. Das Register ist ein Prozess, kein Dokument. Fehler 3: Keine Verantwortlichen benennen. Ein Register ohne Zuständige ist in sechs Monaten wertlos. Fehler 4: Die Risiko-Einstufung raten. Gerade bei HR- und Finanz-Anwendungen entscheidet die Einstufung über erhebliche Zusatzpflichten (Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III ab 2. Dezember 2027). Hier lohnt Systematik statt Bauchgefühl.
Häufige Fragen
Ist das KI-Register gesetzlich vorgeschrieben? Ein Register als solches schreibt die Verordnung Betreibern nicht wörtlich vor. Aber praktisch jede Pflicht (Schulung, Risikoprüfung, Nachweise) setzt voraus, dass Sie Ihre Systeme kennen und dokumentieren. Das Register ist der anerkannte Weg dorthin.
Hat sich durch den Digital Omnibus etwas am Register geändert? An der Grundlagen-Funktion nichts. Neu ist vor allem mehr Zeit für die Hochrisiko-Einstufung (bis 2. Dezember 2027). Die Fristen-Referenz in der Vorlage wurde entsprechend aktualisiert.
Excel oder Software? Für die Erstaufnahme reicht Excel völlig, genau dafür ist unsere Vorlage da. Grenzen erreicht Excel bei der laufenden Pflege: Risiko-Einstufung je System, generierte Doku, Schulungsnachweise und Fristen-Erinnerungen verteilen sich schnell auf viele Dateien.
Wenn Sie den Schritt von der Excel zur laufenden Compliance gehen wollen: Prüfbereit soll Register, Risiko-Check, Doku-Generator und Schulungsnachweise in einem Werkzeug übernehmen. Das Produkt ist aktuell im Aufbau, der Launch ist für Herbst 2026 geplant.
Prüfbereit übernimmt das ab Launch: automatisch
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