KI-Schulungspflicht nach Art. 4: Was Unternehmen wirklich tun müssen und was nicht
Update Juli 2026: Digital Omnibus ändert an Art. 4 nichts
Der Rat der EU hat am 29. Juni 2026 den Digital Omnibus final beschlossen. Er verschiebt die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027. Die Schulungspflicht nach Art. 4 bleibt davon unberührt: Sie gilt unverändert seit dem 2. Februar 2025. Wer hier noch keine Nachweise hat, ist weiterhin im Verzug.
Bis zur Veröffentlichung im Amtsblatt, erwartet bis Ende Juli 2026, gilt formal noch die ursprüngliche Fassung der Verordnung (EU) 2024/1689.
Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Art. 4 der EU-KI-Verordnung jedes Unternehmen, das KI einsetzt, für ausreichende KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden zu sorgen. Das betrifft den 10-Personen-Betrieb mit ChatGPT-Nutzung genauso wie den Konzern. Gleichzeitig kursieren viele Übertreibungen, teils von Anbietern, die teure Zertifikatskurse verkaufen wollen. Hier ist die nüchterne Einordnung.
Was Art. 4 verlangt
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt, zugeschnitten auf technische Vorkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den konkreten Einsatzkontext. Drei Konsequenzen daraus:
Erstens: Eine Standardschulung für alle erfüllt den Zweck nur bedingt. Wer nur E-Mails mit ChatGPT formuliert, braucht anderes Wissen als jemand, der ein KI-gestütztes Bewerber-Screening bedient.
Zweitens: Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgrösse. Ein Startup darf den Prozess schlanker gestalten als ein Konzern, ignorieren darf es ihn nicht.
Drittens: Die Kosten trägt der Arbeitgeber. Gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildung darf nicht auf Mitarbeitende abgewälzt werden.
Was Art. 4 nicht verlangt: die drei grössten Mythen
Mythos 1: Sie brauchen ein offizielles Zertifikat. Nein. Es gibt kein vorgeschriebenes, einheitliches Zertifikat und keine akkreditierte Pflicht-Prüfung. Verlangt ist ein dokumentiertes, risikoangemessenes Schulungskonzept plus Nachweise der Durchführung. Teilnahmebestätigungen genügen.
Mythos 2: Nur Firmen mit Hochrisiko-KI müssen schulen. Nein. Die Schulungspflicht gilt für alle Anbieter und Betreiber, auch bei rein alltäglicher KI-Nutzung. Bei Hochrisiko-Systemen steigen lediglich die Anforderungen an die Tiefe. Und Achtung: Auch der Aufschub der Hochrisiko-Pflichten durch den Digital Omnibus ändert an der Schulungspflicht nichts.
Mythos 3: Ein Udemy-Kurs reicht. Halb richtig. Der Inhalt eines guten Online-Kurses kann genügen, aber ohne rollenbezogenes Konzept und ohne Nachweis-Dokumentation haben Sie im Prüfungsfall nichts in der Hand. Die Dokumentation ist der Teil, den fast alle vergessen.
Der 5-Schritte-Plan
- Betroffene identifizieren: Wer arbeitet womit? Ihr KI-Inventar liefert die Antwort. Falls Sie keines haben, starten Sie dort: Kostenlose KI-Register-Vorlage
- Rollen bilden: In der Praxis reichen meist 2 bis 4 Gruppen, zum Beispiel Alltagsnutzung (Text-KI), Fachanwendungen mit Personenbezug (HR, Finanzen), Administration und Einkauf von KI-Tools.
- Konzept dokumentieren: Pro Rolle: Lernziele, Inhalte, Format, Turnus. Zwei Seiten genügen, Hauptsache schriftlich, datiert und begründet.
- Schulung durchführen: Grundlagen (Funktionsweise, Grenzen, Halluzinationen), rechtlicher Rahmen (Datenschutz, Urheberrecht, interne Regeln), rollenspezifische Praxis. Format frei: E-Learning, interner Workshop, dokumentiertes Selbststudium mit Wissens-Check.
- Nachweisen und wiederholen: Teilnahme mit Name, Datum, Inhalt und Ergebnis festhalten. Neue Mitarbeitende beim Onboarding erfassen, Auffrischung jährlich beziehungsweise bei neuen Tools.
Wie das kontrolliert wird
Es gibt keine proaktive Schulungspolizei. Relevant wird der Nachweis in drei Situationen: bei Marktüberwachungs-Anfragen, in Streitfällen (etwa wenn ein KI-Fehler zu einem Schaden führt und die Frage nach der Sorgfalt aufkommt) und zunehmend in Lieferantenaudits von Grosskunden. In allen drei Fällen gilt: Wer nichts Schriftliches hat, hat nichts.
Häufige Fragen
Müssen auch Geschäftsführer geschult werden? Wenn sie KI einsetzen oder über deren Einsatz entscheiden: ja. Gerade die Entscheiderebene sollte Risikoklassen und Betreiberpflichten kennen.
Reicht eine einmalige Schulung für immer? Nein. KI-Systeme, Rechtslage und Ihre Tool-Landschaft ändern sich. Der Digital Omnibus ist das beste Beispiel dafür. Empfohlen: jährliche Auffrischung plus anlassbezogene Ergänzung bei neuen Systemen.
Wir haben 8 Mitarbeitende. Wie aufwendig ist das? Mit Vorlagen realistisch ein halber Tag für Konzept und Erstschulung. Der laufende Aufwand ist minimal, wenn Nachweise systematisch abgelegt werden.
Genau das soll Prüfbereit erledigen: Schulungskonzept-Generator je Rolle, integrierte Basis-Schulung mit Wissens-Check und automatisches Nachweis-Archiv, audit-fertig als PDF. Dazu KI-Register und Risiko-Check im selben Werkzeug. Das Produkt ist aktuell im Aufbau, der Launch ist für Herbst 2026 geplant.
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